Het bericht Presenteren Pecha Kucha! verscheen eerst op Vergader jezelf gelukkig.

Veel organisaties onderkennen dat en richten de, zich verminderende, kantoorruimte in als ontmoetingsruimtes waarbij het samen verbinden zeer belangrijk is. Om te komen tot een acceptabele werkwijze worden er projectgroepen en -teams ingericht om de meest ideale aanpak voor werkgever en werknemer te bepalen.

De SER adviseert onze regering. Organisaties voor werkgevers en organisaties voor werknemer overleggen, veelal met wetenschappers om goede en gedragen adviezen uit te brengen. In het geval van thuiswerken rekening houdend met het recht op thuiswerk en de belangen van de bedrijven. In het verschenen advies van de SER kiest zij de gulden middenweg.

Cultuur

Veranderen is voor niemand eenvoudig, zeker niet als je als werkgever of werknemer net iets hebt ‘gekregen’. Vanuit de veranderkunde weten we dat het op een na laatste dat wijzigt in een organisatie de mens is. Het laatste is de cultuur. En om iets te veranderen moet je de noodzaak inzien. Met de komst van Corona zagen we die massaal in. Nu de pandemie voorbij trekt erkennen we die noodzaak minder tot niet.

Competent

Over het algemeen investeren organisaties veel in de vaardigheden van mensen. Maar wat Corona ook leerde was dat we geen idee hadden hoe onze overleggen te structureren/ in te richten, te verbinden en de medewerkers te helpen met de techniek van online werken. Ook nu we weer teruggaan naar kantoor schutteren we nog steeds op meerdere fronten in deze.

Het is belangrijk om in te zetten op preventie van fysieke en mentale klachten, door vergroting van deskundigheid en handhaving bij gezond en veilig hybride werken aldus de SER. Ook beveelt de SER aan om de (digitale) infrastructuur, vaardigheden en cybersecurity te verbeteren die nodig zijn om hybride werken beter en veiliger te doen. 

Autonomie

De SER adviseert tot meer onderzoek en deskundigheid voor verspreiding van informatie en praktische tips. De minister werkt aan een “Agenda van de toekomst”. Die bouwt op output gericht werken en vertrouwen. Ze schrijft: “Er waren werkgevers die hier wantrouwend tegenover stonden. Maar ook deze werkgevers zijn inmiddels overtuigd door de goede ervaringen en productiviteit en hebben inmiddels vertrouwen in het werken en leidinggeven op afstand.” De SER heeft zeker ambitie.

Zo roept de SER-werkgevers op afstand te nemen van de traditionele werkinrichting. “Er zal op andere wijze vorm moeten worden gegeven aan het toetsen of de werkenden naar tevredenheid hun taken vervullen. Dit vraagt om vertrouwen tussen werkgever en werkende”. Deze oproep zal zeker niet aan alle organisaties, of beter gezegd leidinggevenden, zijn besteed.  

De SER noemt het belang van sturing op resultaat, met aandacht voor de privacy van werkenden en met nieuwe inzet om kwaliteit van werk zichtbaar te maken. De SER baseert zulke aanbevelingen mede op nieuwe indicaties over productiviteit en het al of niet samengaan van technologische mogelijkheden en vertrouwen tussen mensen. Een aanpak die bij organisaties nog enige voeten in de aarde zal hebben.  

Verbinden

 Hybride werken wordt door de SER aanbevolen om werknemers voldoende zeggenschap te geven om de kansen van hybride werken te benutten. Van belang is bovendien om het overleg tussen werkgever en werknemer hierover te stimuleren om gezamenlijk tot afspraken te komen. Zo kan iedereen de kansen benutten die hybride werken biedt. In het SER-advies houdt thuiswerk het midden tussen een gunst en een recht. Dat geeft het vertrouwen dat hybride werken kan groeien zonder kwesties op de juridische spits te drijven.

https://www.ser.nl/nl/Publicaties/toekomst-hybride-werken

Het bericht De toekomst van (hybride) werk! verscheen eerst op Vergader jezelf gelukkig.

De ‘War for Talent’ is weer in volle hevigheid terug. Deze ‘oorlog’ werd in 1997 bedacht door Steven Hankin van McKinsey & Company en kenmerkt zich door een toenemende vraag en een afnemend aanbod van talent. Concreet komt het erop neer dat veel recruiters jagen op schaars talent. Momenteel is het zelfs zo erg dat er zelfs op de recruiters, de jagers, gejaagd wordt. Sla een goede recruiter aan de haak dan ligt er een mooie premie voor je klaar. Bounty hunters are back again!

Talentvol ‘wild’ wordt verleid met tekenbonussen, hoge salarissen en secundaire versierselen.  De vangst is mager en vaak is de prooi na een paar maanden weer gevlogen, gevangen door een andere jager met een beter speer.

De kunst is dus om aantrekkelijk te zijn én te blijven voor talent. Als getalenteerde kandidaten graag bij jouw bedrijf willen werken, dan zijn ze niet ontvankelijk voor de vleierijen, valstrikken en verleidingen van de jagers. Jouw cultuur moet aanspreken, inspireren en enthousiasmeren. Dat dit ook over vergaderen kan gaan ligt vaak niet voor de hand. Toch durf ik dat stelling aan dat: ‘Een aantrekkelijke vergadercultuur een boost kan geven aan werving en retentie van talent’.

De vijver met populaire prooien is tegenwoordig vooral gevuld met Millennials, aanstormend talent op de arbeidsmarkt. Deze nieuwe generatie is minder ontvankelijk voor glimmende bolides met een financieringsconstructie of een bliksemcarrière naar hiërarchische hoogtepunten, en vergt dus een andere aanpak.

Model voor florerende medewerkers!

Seligman introduceert in zijn boek : ‘Flourish: A visionary new understanding of happiness and well-being’ het PERMA model, een model om medewerkers te laten floreren. Dit model sluit helemaal aan bij wat Millennials zoeken bij een werkgever.

Postive Emotions: Een goed gevoel bij je werk, er mag gespeeld worden.

Engagement: Je betrokken voelen en de overtuiging hebben dat jouw mening gehoord wordt.

Relationship: Deel uitmaken van een team, een goede band hebben met fijne collega’s.

Meaning: ‘Winst’ kan nooit het einddoel zijn, wat we doen draagt bij aan een betere wereld.

Accomplishment: We maken vorderingen, realiseren doelen en zetten stappen.

Het imago wat we over het algemeen bij vergaderen hebben is allesbehalve PERMA. Hier ligt een kans, zorg dat je bekend komt te staan als hét bedrijf waar vergaderen PERMA is, of met andere woorden: ‘waar vergaderen bijdraagt aan jouw werkgeluk’. Dan geef je de jagers het nakijken!

Vergadergeluk!

In ons boek, ‘Vergader Jezelf Gelukkig’ geven we handvatten om dit te realiseren, om een vergadercultuur te creëren die mensen blij en gelukkig maakt.

Postive Emotions

Vergaderen is mensenwerk en emoties zijn daar onlosmakelijk mee verbonden. Sta daarom stil bij de ‘mindset’ van de deelnemers. Hoe voelen ze zich nu, hoe wil je dat ze zich voelen en hoe ga je daar in je vergadering voor zorgen? Op het moment dat je oprecht aandacht geeft aan de gevoelens van mensen zullen ze zich gehoord voelen, dit heeft een positief effect op hun gevoel.

Engagement

Mensen komen in verschillende typen. Je hebt mensen die ervan houden om te praten en met andere mensen te socialiseren. Je hebt ook mensen die het fijner vinden om wat op de achtergrond te bewegen, eerst te overdenken wat ze vinden voordat ze het (hoogste) woord nemen.

Het is de taak van de voorzitter van een vergadering om iedereen een gelijke kans te geven om gehoord te worden. Misschien zit het winnende antwoord op een prangende vraag wel in het hoofd van dat stille muurbloempje wat na de vergadering verdrietig  afdruipt zonder gehoord te zijn.

In een goede vergadercultuur is iedereen bewust van de verschillende persoonlijkheidstypes en geeft men elkaar voldoende ruimte.

Relationship

Niets is zo fijn als onderdeel uitmaken van een succesvol team, een team waarin iedereen zijn of haar talenten optimaal in kan zetten om een gezamenlijk doel te bereiken. De wijze van vergaderen kan hier in belangrijke mate aan bijdragen.

Teams ontstaan namelijk niet zomaar, ze gaan door verschillende fasen. Elke fase vergt een andere aanpak van leidinggeven en voorzitterschap. Soms is veel sturing nodig, soms zit teveel sturing het team juist in de weg.

Door stil te staan bij de fase waarin het team (dus de mensen die je uitgenodigd hebt voor die vergadering) zich bevind zal het team excelleren en de deelnemers zich gelukkig voelen.

Meaning

De voorbereiding van elke vergadering moet starten met de vraag wáárom we bij elkaar moeten komen. Dit kan namelijk alleen als er aan twee voorwaarden is voldaan: er is een gezamenlijk doel én er is een obstakel wat het realiseren van dat doel in de wegstaat, een obstakel wat een individu niet alleen kan oplossen. Het doel van de vergadering is een bijdrage leveren aan het doel van het team wat bijdraagt aan de doel van het bedrijf of organisatie: een betere wereld!

Accomplishment

Als je een goede doelstelling hebt; je hebt een goede vergadering gehad én je hebt goede afspraken gemaakt dan ben je er bijna. Het is belangrijk dat je opvolging geeft aan de genomen besluiten en gedefinieerde acties. De eerste stap doe je al tijdens de vergadering, aan het eind met het vaststellen van de vervolgstappen. In het boek noemen we dit Aanjagen, zo zorgen vergaderingen écht voor tastbare resultaten.

Vergadercultuur!

Een goede vergadercultuur kan dus helpen om medewerkers te laten floreren in jouw bedrijf en dit maakt jou een interessante werkgever. Veel meer dan een sollicitatiegesprek in een luchtballon, een glimmende leasebolide of een laptop met uitzicht op zee.

Een nieuwe cultuur krijg je niet van vandaag op morgen. Wat helpt om te starten met deze cultuurverandering is het opstellen van een ‘Vergader-Manifest’ –gezamenlijke afspraken waar mensen zich aan houden en elkaar op aanspreken omdat iedereen ervan overtuigd is dat het bijdraagt aan de doelstelling: Gelukkig Vergaderen.

Begin klein, op een afdeling of in een team en werk het manifest met verschillende medewerkers uit. Zorg dat iedereen zich erin herkent en met trots dit manifest uitdraagt…bijvoorbeeld in een sollicitatiegesprek.

Win de ‘War for Talent’, zegevier met een vergader-manifest!

Geschreven door Ernst van Dam.

Het bericht Win de ‘War for Talent’, zegevier met een vergader-manifest! verscheen eerst op Vergader jezelf gelukkig.

We spreken over thuiswerken en het werken op kantoor. Wellicht kunnen we thuiswerken beter vervangen door ‘remote werken’, ‘werken op afstand’ of ‘flexibel werken’. Na ‘jaren’ thuis opgesloten te hebben gezeten werken we inmiddels vanuit de horeca, het bos, bij vrienden of nieuwe creatieve locaties geopende door de werkgever.

En als we niet op kantoor werken is dat dan van 9 tot 17? Veel taken zijn tijd- en plaats onafhankelijk. Sommige taken zijn niet mogelijk om ‘buiten’ kantoor uit te voeren, wat spreek je daar dan samen over af?  Wat werkt nu het beste voor jullie organisatie m.b.t. hybride werken?

Wat het beste is, is om stil te staan bij het doel van je organisatie (of afdeling) en hoe gaan jullie dat doel gaan bereiken, wat is daarover afgesproken? Organiseer een brainstorm waarbij jullie de voors- en tegens van het wel of niet op kantoor werken in kaart brengen. Hierbij rekening houdend met hetgeen iedereen ervaren en geleerd heeft.

De voordelen die genoemd worden zoals autonomie zijn daarbij belangrijk. Minder in de file ook. Goed nieuws ook voor werkgevers; we zijn thuis productiever. Daarnaast bezonnen we ons ook massaal of de huidige organisatie/ branche nog passend is.

Zo ook de nadelen. Continue bereikbaar zijn (was dat niet al een issue voor Corona?), ervaren werkdruk en minder verbinding met de collega’s en de leidinggevende. We leerden onszelf de basis skills aan van het onlinesysteem. Werken met meerdere systemen, whiteboards, break-out rooms e.d. werd nauwelijks gefaciliteerd bleek uit ons onderzoek.

Als we kijken naar vergaderen in de toekomst van werk zijn wij geneigd om te zeggen dat we nog steeds ruim 41% van onze tijd overleggen. Het is per slot van rekening een automatisme, een ingesleten cultuur geworden. En het laatste dat wijzigt binnen een organisatie is de cultuur…

Uit onze Vergader Geluks Meting die inmiddels ruim 4.500 keer is ingevuld zien we dat de twee derde van werkend Nederland verwacht (of is het hoop…) blijvend meer dan de helft van de tijd online te vergaderen. We stoppen over een tijdje de peilstok er nog eens in.

We weten dat waar emotie aanwezig is men elkaar beter kan ontmoeten. Ook voor creativiteit ligt er een zeer grote voorkeur voor fysiek ontmoeten, zeker ook omdat lang nog niet iedereen de beschikbare technische tools daarvoor beschikbaar machtig is. Operationele, functionele overleggen kunnen prima online plaatsvinden. Van frequent wederkerende overleggen in eenzelfde samenstelling nemen we massaal afscheid, mits ze als doel verbinding kennen. 

Spontane overleg momenten zoals ‘bij het koffiezetapparaat’ of ‘aan het bureau’ zullen minder plaatsvinden. Die kun je wel organiseren; er samen afspraken over maken. De vraag is overigens of het bureau in de toekomst nog wel op kantoor staat…wij denken van niet. Benieuwd wat jullie daarover afspreken en hoe jullie elkaar blijven ontmoeten.

Wat we zeker weten is dat hybride overleg flexibiliteit van iedereen vergt. Flexibiliteit om als we gaan overleggen, dat ook zinvol te doen. Dat scheelt je zo 20% van je vergadertijd. Ook om in de toekomst de belevenissen die je samen gaat delen kunt delen met anderen inclusief de mislukkingen, de lessons learned en de successen die je samen gaat vieren.

Voor dit artikel hebben we gebruik gemaakt van meerdere bronnen, naast ons eigen onderzoek, als o.a. Jacob Morgan en TryAngle.

Het bericht Hybride werken & vergaderen verscheen eerst op Vergader jezelf gelukkig.

Vroeger of later in 2021 gaan kantoren weer open en kunnen we weer naar ‘de zaak’. Nu is de vraag: Gáán we naar die zaak, hoe vaak, wanneer en waarom? Laten we daar, voor de verandering, eens over nadenken en niet zomaar wat doen. Er valt namelijk wat te kiezen.

‘Vroeger’
Het is nu misschien lastig voor te stellen maar er was een tijd, niet eens zo heel lang geleden, dat we allemaal gewoon ‘op de zaak’ werkten. Elke dag trokken we massaal van huis om met de auto, de trein of fiets fysiek aan te schuiven bij collega’s. De dagelijkse ongemakken bestonden uit files, vertraging en regen. Vergaderen deden we lekker in een zaaltje, een kamer of een bezemkast met vergaderambities. Soms hadden een bila bij de koffiemachine of een lunchmeeting in het restaurant. Conference calls of videoconferenties bestonden al wel, maar werden vooral gebruikt om te vergaderen met buitenlandse collega’s, klanten of partners. Als het niet anders kon ‘belde je in’ in de meeting. We dachten er niet over na, we deden maar wat en dat was eigenlijk altijd: fysiek bij elkaar komen om te vergaderen.

‘Vandaag’
En toen was het 2020, ‘de zaak’ ging dicht en online vergaderen werd de standaard. Massaal kropen we achter de laptop om via applicaties als Teams, Zoom, Webex, Skype en Google Meet met elkaar te vergaderen. De dagelijkse ongemakken werden nu trage internetverbindingen, collega’s ‘on mute’, blaffende honden en jengelende kinderen. Vergaderen deden we vanuit de keuken, de studeerkamer of de woonkamer.

We dachten niet over na, we deden maar wat en dat was altijd: online bij elkaar komen om te vergaderen. En we hebben geleerd dat online vergaderen eigelijk best kan. We zijn tot de conclusie gekomen dat het zelfs wel een effectiever en efficiënter kan zijn dan onsite, fysiek bij elkaar komen om te vergaderen.

‘Morgen’
De vraag waar we dus over na moeten denken is de volgende: wanneer gaan we onsite vergaderen, wanneer doen we dat online en wanneer kiezen we een hybride vorm, één deel van de deelnemers onsite en één deel van de deelnemers online.

In ons boek Vergader Jezelf Gelukkig bespreken we een model wat prima helpt bij het maken van die keuzes. In het model plotten we vergaderingen op twee assen: de mate van complexiteit en de mate van samenwerking die we tijdens een vergadering nodig hebben. Om met die laatste te beginnen. Veel samenwerking heb je nodig als je samen creatief wilt zijn, bouwen op elkaars ideeën en elkaar wilt uitdagen. Weinig samenwerking vind je vooral bij vergadering waarbij je elkaar op de hoogte stelt of informeert. De factor complexiteit spreekt voor zich, hoe meer complexiteit hoe ingewikkelder de kwestie is, minder complexiteit hoe simpeler.

Er is een verband tussen complexiteit en mate van samenwerking en het vergadertype wat daar het beste op past. Hoe complexer de kwestie en hoe meer samenwerking is vereist des te beter een onsite vergadering past. Stel je eens voor dat het Apollo13 team een oplossing moest vinden met het hele team op afstand in een Teamsmeeting. Ik denk dat de astronauten weinig kans zouden hebben.

Het omgekeerde is ook waar: hoe simpeler de kwestie en hoe minder samenwerking nodig is, des te beter past een online meeting. Voor een update over de teamresultaten hoef je écht niet fysiek in een zaaltje te gaan zitten, geloof me.

Hybride
Dan hebben we nog één andere optie, de hybride vergadering. Dat is een lastige. Het is een vergadering waar een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en een ander deel van de vergadering online meedoet. Wie wel eens online bij een fysieke meeting is geweest zal herkennen dat je je verloren kan voelen. Uiteindelijk wordt je ook gewoon vergeten door de deelnemers die fysiek aanwezig zijn. Het voelt een beetje hetzelfde als als kind bij een verjaardag met volwassenen te zitten, het is lastig om wat te zeggen en al snel zit je in je ééntje in een hoekje vergeten te zijn.

De hybride vorm van vergaderen is lastig. Moeten we er daarom voor kiezen deze dan maar niet te doen? De vraag is misschien eerder: is de keuze wel aan ons? Hybride vergaderen heeft de potentie heeft om een heel gebruikelijke vorm van vergaderen te worden. Want we gaan ook waarschijnlijk hybride werken. Maar dan moeten we er wel over nadenken en niet zomaar wat doen.

Potentie
En er is potentie. De hybride vorm van vergaderen biedt namelijk de mogelijkheid de deelnemers aan een vergadering optimaal in te zetten. De vorm van vergaderen zal erin resulteren dat we deelnemers ‘just in time’ in kunnen zetten en weer kunnen laten gaan als ze klaar zijn. Online deelnemers in een hybride vergadering kunnen bijvoorbeeld een toelichting geven of deelgenoot gemaakt worden van een idee of besluit met de vraag daar dan commentaar op te leveren. Ook brainstormen kan in een hybride setting: op basis van een stelling denken de deelnemers die fysiek aanwezig zijn in een groep of groepjes, de deelnemers die online meedoen denken individueel over de kwestie en na een bepaalde tijd doet iedereen een report out. Hiermee kun je zomaar tot betere ideeen komen dan als iedereen zich in één ruimte bevindt en dus invloed uitoefent op elkaars ideeën.

Goed hybride vergaderen vraagt echter wel wat van de ‘helpers’ in een vergadering. Je moet vooraf een goed proces bedenken waarin de rol van online deelnemers klip en klaar is gedefinieerd.  Ik ga ervan uit dat bij een goede hybride vergadering de online deelnemers niet gedurende de hele vergadering aanwezig zijn. Ze kunnen slechts voor één specifiek onderdeel aanwezig zijn of op geplande momenten bij de vergadering betrokken worden om mee te denken of feedback te geven. Gedurende de vergadering moet je extra aandacht geven aan de online deelnemers, je moet ze actief betrekken en ervoor zorgen dat de onsite deelnemers dan stil zijn.

Het is nog niet zover dat we massaal naar ‘de zaak’ kunnen trekken. We hebben dus de unieke mogelijkheid om na te denken over hoe we hybride gaan vergaderen. Als we dat goed doen dan gaan we van ‘we doen maar wat’ naar: ‘we weten wat we doen’ en daar wordt iedereen gelukkiger van.

Het bericht Online, onsite of hybride? verscheen eerst op Vergader jezelf gelukkig.