‘Ja, vaak wel. Online vergaderen voelt voor veel mensen als een onnatuurlijke manier van communiceren. Dat blijkt uit een recente vragenlijst van psycholoog Svea Lübstorf van de Universiteit van Hamburg. Van de 349 deelnemers rapporteerde 35 procent last te hebben van communicatieproblemen tijdens het online vergaderen.
Het lijkt er ook op dat de hersenen informatie bij het videobellen anders verwerken dan bij een fysiek gesprek. Zo hebben neurowetenschapper Joy Hirsch en haar collega’s van de Yale-universiteit in de Verenigde Staten gezien dat de zogenaamde thetagolven in het brein – die onder andere gelinkt zijn aan het waarnemen van gezichten – zwakker zijn tijdens een videogesprek dan bij een fysiek gesprek.
Het nadeel van videobellen is vooral dat je elkaar niet direct in de ogen kijkt, zegt gedragswetenschapper Sara Bögels van de Radboud Universiteit in Nijmegen. Daarnaast is het bij online vergaderingen lastiger om te bepalen wanneer het je beurt is om te spreken. Dit leidt tot langere pauzes tijdens gesprekken. ‘Zeker als je met meerdere mensen tegelijk aan het Zoomen bent, kun je niet duidelijk naar iemand kijken om diegene de beurt te geven’, zegt Bögels.
Of vermoeilijkte communicatie ook invloed heeft op het sociale welzijn van de deelnemers van de vergadering is onduidelijk. Wel blijkt uit een onderzoek naar fysieke interacties, van gedragswetenschapper Namkje Koudenburg van de Universiteit Groningen, dat langere pauzes vaak samengaan met een verminderd gevoel van verbondenheid.
Wat doet Zoom met je focus?
Zoomen of Teamsen maakt het lastiger om je op het gesprek te concentreren. Zo blijkt bijvoorbeeld uit het onderzoek van Hirsch en haar collega’s dat de dorsale pariëtale regio van het brein minder actief is tijdens een videogesprek dan bij een echt gesprek. Dit breingebied speelt een belangrijke rol bij aandacht.
‘Het is niet heel verrassend dat mensen minder aandacht hebben als ze met Zoom bezig zijn’, zegt gedragswetenschapper Stefan van der Stigchel van de Universiteit Utrecht. Aandacht is vluchtig en moet constant getrokken worden, zegt hij. Tijdens een fysieke vergadering zijn er mensen om je heen die voortdurend prikkels aan je geven. Bij een videovergadering is dat minder.
Dat blijkt ook uit een onderzoek van gedragswetenschappers Niina Nurmi en Satu Pakarinen van de Aalto-universiteit in Finland. Met behulp van hartslagmetingen en vragenlijsten ontdekten ze dat mensen tijdens een online vergadering vaak onderprikkeld zijn, vooral als de camera’s uitstaan. Er wordt dus minder hard aan je aandacht getrokken.
Wat doet videobellen met je energie?
Een online vergadering is vermoeiender dan een fysieke vergadering. Het is ook vermoeiender dan bellen of mailen. Dat blijkt uit vragenlijsten van psychologen Hadar Nesher Shoshan en Wilken Wehrt van de Universiteit van Mannheim. Wat deze zoomfatigue veroorzaakt, is nog niet helemaal duidelijk.
Enerzijds kunnen communicatieproblemen veel energie opzuigen. Bij Zoomen is het moeilijker om te achterhalen wat iemand bedoelt of wanneer je mag spreken. Dat kan heel vermoeiend zijn, zegt Bögels.
Anderzijds zijn concentratieproblemen ook een mogelijke boosdoener, zegt Van der Stigchel. Bij een fysieke vergadering wordt je aandacht steeds getrokken, maar bij Zoom moet je zelf hard je best doen om die concentratie op te brengen. Dat kost veel energie, zegt hij.
Nurmi en Pakarinen denken dat zoomfatique veroorzaakt wordt door zogenaamde passive fatigue. Dat is een psychologisch fenomeen waarbij een tekort aan prikkels je slaperig maakt.
Presteer je slechter door Zoom?
Niet per se. Ondanks de communicatieproblemen lijkt online vergaderen geen effect te hebben op de samenwerking. Uit onderzoek van gedragswetenschapper Stephanie Balter en haar collega’s van de Standford-universiteit in de Verenigde Staten blijkt dat duo’s net zo goed presteren in verschillende taakjes bij het videobellen als wanneer ze face-to-face zijn.
Wel kan online vergaderen een effect hebben op je productiviteit later op de dag. Uit het onderzoek van Nurmi en Pakarinen blijkt dat mensen na het Zoomen slechter zijn in het mentaal schakelen tussen taakjes. Dit lijkt in verband te staan met de vermoeidheid die ontstaat tijdens het online vergaderen. Gelukkig leek dit niet te gelden voor mensen die enthousiast en gemotiveerd zijn voor hun werk.
Daarnaast doen veel mensen tijdens het Zoomen en Teamsen aan multitasking. Of dit goed of slecht is, hangt af van de soort meeting, zegt Van der Stigchel. ‘Als je aandacht moet geven aan de vergadering, dan is multitasking geen goed idee. Dat is ingewikkeld, vermoeiend en stressvol, omdat je je aandacht maar op een plek tegelijkertijd kunt richten’, zegt hij. ‘Maar de zinloze vergadering die je ook aan je voorbij kan laten gaan, is natuurlijk heerlijk via Zoom.’ Als je toch niet hoeft op te letten, kun je net zo goed even wat mailtjes beantwoorden.
Hoe haal je het beste uit een online vergadering?
Uit het onderzoek van Nesher Shoshan en Wehrt blijkt dat de grootte en de duur van de online vergadering niet zoveel uitmaken voor de kwaliteit van het overleg. Wat kun je dan wel doen om je vergaderervaring te verbeteren?
Om communicatieproblemen te verminderen, is belangrijk om duidelijk af te spreken wie wanneer mag spreken, zegt Bögels. Zo kan het handig zijn om een gesprekleider aan te stellen.
Daarnaast is het belangrijk dat je je aanwezig voelt bij de vergadering. Dat maakt het namelijk makkelijker om te concentreren, zegt Van der Stigchel. Een groot scherm en goeie koptelefoon kunnen hierbij helpen. Haal ook potentiële afleidingen zoals je telefoon weg, en ga niet te dicht bij je toetsenbord zitten. Dan kun je niet zomaar wat anders gaan doen.
Verder raad Van der Stigchel aan om je hoofd te legen voor de vergadering. Ga bijvoorbeeld een stukje lopen, zoals je dat ook doet als je naar een vergaderruimte gaat. Eenmaal bij de vergadering helpt het om een actieve houding te nemen. Houd bijvoorbeeld pen en papier bij de hand om aantekeningen te maken.
Voor de mensen die het moeilijk vinden om stil te zitten, heeft Van der Stigchel nog een tip. ‘Ik doe ook veel vergaderingen tijdens een wandeling’, zegt hij. ‘Dan moeten je camera en microfoon natuurlijk wel uit.’’
Onze reactie op bovenstaand artikel van New Scientist op 15 november
Van der Stigchel sluit af met een super slecht advies in het artikel. Lees een eerdere blog op deze website maar eens over ‘Voorkom moe worden van vergaderen’. Ook het eerdere ‘de grootte en duur van de vergadering niet zoveel uitmaken’ is een pijnlijke misser. Online is vermoeiender. Ook het multitasken hebben we eerder beschreven en ik kom daar in mijn derde laatste alinea op terug.
Bij het schrijven van het artikel doet nieuw scientist wat velen doen kijkend naar vergaderen; kijken naar hoe je zou moeten vergaderen. Belangrijk, maar de grotere winst, en dat weet jij als trouw lezer natuurlijk inmiddels, zit in waarom je zou moeten vergaderen en wie daarbij bij moeten zijn.
Het iets anders gaan doen (73% doet andere dingen tijdens vergaderingen) heeft nauwelijks iets met het hoe van vergaderen te maken, met het waarom. Waarom moest degene die iets anders gaat doen tijdens de vergadering tijdens dat specifieke punt er eigenlijk bij zijn? Wat was diens rol? Dat is niet helder anders was de aandacht er wel geweest.
Treffend is natuurlijk, zoals vele kinderen tijdens de les op school, het wegleggen van verleidingen als de telefoon en het toetsenbord (de e-mail). Als je echter een rol hebt in het overleg en je weet welke en wat er van je wordt verwacht en waarom je aanwezig bent bij de agendapunten is die verleiding te verwaarlozen.
In de eerdere blog op deze site waar ik aan refereerde staan we, zoals ook in dit artikel wordt genoemd, stil bij de prikkels. Je moet worden geprikkeld; uitgedaagd om actief je bijdrage te leveren. Maar als gezegd dat is een stuk eenvoudiger als het zaken betreft die je interesseren/ aangaan! En dat is te organiseren.