Van tegenzin word je niet gelukkig. Leve de revolutie!

Vergaderen, we zijn er maar druk mee en we worden er over het algemeen niet blij van. Dat is jammer, zonde en gevaarlijk. Jammer omdat we een groot deel van ons werkzame bestaan doorbrengen in vergaderingen, soms in een bezemkast met vergaderambities – soms in een haperende zoommeeting met blaffende honden op de achtergrond. Elk uur dat je met tegenzin iets doet is jammer, je wordt er niet gelukkig van.


Het is ook zonde. We kunnen als mens maar één ding tegelijk doen en als we vergaderen kunnen we dus niet voor de klas staan, creatieve huiswerkopdrachten bedenken of een radeloze rekenkneus door een staartdeling loodsen.


En bovenal is het gevaarlijk, gevaarlijk voor je gezondheid. Als je maar lang genoeg datgene doet wat je niet wilt, dan zal uiteindelijk jouw lichaam zeggen: “Nu is het genoeg, dit doen we niet meer”. En dan ben je verder van huis.


Stop de energy drains!

Tijd voor een afrekening in het vergadercircuit! In het belang van onszelf, onze collega’s en vooral onze leerlingen stoppen we vanaf vandaag met vergaderingen die energie vreten en doen we alleen nog maar vergaderingen waar we gelukkig van worden!

Volgens de theorie van Maslow, verwoord in zijn document: A Theory of Human Motivation (1943), worden we er gelukkig van als we behoeftes bevredigen, te beginnen bij de Fysieke behoeftes. Aan de top van zijn beroemde piramide staat de behoefte van Zelfontplooiing. We worden er gelukkig van als we problemen kunnen oplossen, creatief kunnen zijn en nieuwe dingen kunnen leren.

Dit komt ook terug in de theorie van Glasser, The Choice Theory (1998). Hierin beschrijft hij dat mensen behoefte hebben aan Plezier. Glaser omschrijft Plezier als: “het opdoen van nieuwe ervaringen en daarvan te leren”.

We worden als mens dus gelukkiger als we de gelegenheid hebben om te leren, te ontdekken, creatief te zijn en problemen op te lossen. Dit zijn allemaal zaken die we vaak samen doen, vooral als het ons werk betreft. Als je met collega’s kunt sparren kom je sneller tot andere inzichten en ideeën. Covey noemt dit in zijn boek: The 7 Habits of Highly Effective People (1989), de 6e eigenschap: Be Synergetic. Hij bedoelt hiermee dat als je samenwerkt met anderen en je bouwt op elkaars talenten dat je dan komt tot veel betere, mooiere en meer innovatieve ideeën dan wanneer je ‘in perfect isolation’ naar je eigen laptop zit te staren.

Kortom: we worden gelukkig als we samen plezier kunnen maken en leren. En samenwerken gaat niet zonder overleg. Dus we hebben vergaderingen nodig om gelukkig te zijn, en veel mensen worden juist ongelukkig van vergaderen.


Revolutie!

Het is dus tijd voor een revolutie. In ons boek ‘Vergader Jezelf Gelukkig’, leggen we uit hoe je gelukkig kunt worden door te vergaderen.

Een goede doelstelling

Bij veel vergaderingen weten de deelnemers niet precies wat het doel is, laat staan dat ze weten wat er van ze verwacht wordt. De vergadering wordt dus ervaren als ‘zonde van de tijd’, wat zoveel betekent als: in deze tijd had ik andere behoeftes kunnen bevredigen en dus gelukkiger kunnen zijn.

Dit euvel is eenvoudig te verhelpen: bepaal en deel een goede doelstelling van jouw vergadering. Je hebt een goede doelstelling als er aan twee voorwaarden is voldaan: er is een gezamenlijk doel én er is een obstakel wat het realiseren van dat doel in de wegstaat, een obstakel wat een individu niet alleen kan oplossen. Het doel van de vergadering is een bijdrage leveren aan het doel van het team wat bijdraagt aan de doel van de organisatie: een betere wereld!

Waarom moet jij erbij zijn?

Is het doel helder, dan kun je bepalen wat je van de verschillende deelnemers verwacht. Er zijn maar drie mogelijke redenen om bij aan vergadering aanwezig te zijn: je komt iets halen, bijvoorbeeld informatie of een besluit; je komt iets brengen, bijvoorbeeld informatie of een besluit of je komt helpen, bijvoorbeeld door in rol van voorzitter te zorgen voor een vlotte informatieoverdracht of besluitvorming. Bijdragen aan een doel en het (mede) oplossen van problemen geeft invulling aan Zelfactualisatie, de hoogste behoefte in de piramide van Maslow.

Mindset

Dan is het van belang stil te staan bij de ‘mindset’ van de deelnemers. Als je je afvraagt hoe iedereen zich voelt en daarop inspeelt dan zullen de deelnemers zich gehoord voelen, dat helpt. Dit geeft namelijk invulling aan de behoefte ‘Erkenning’, de op één na hoogste behoefte in de piramide van Maslov.

OZON laag

Ook is het zaak om te zorgen voor een veilige omgeving en sfeer. Sociale behoeftes en Zekerheid (nummer 2 en 3 op de piramide) moeten namelijk ook bevredigd worden. Deze omgeving kun je creëren door alle deelnemers, met hun verschillende persoonlijkheden, evenveel ruimte en aandacht te geven.

Proces

Verder helpt het om een duidelijk proces te hebben en goede afspraken te maken. Mensen willen graag weten waar ze aan toe zijn en worden nerveus, en dus ongelukkig, bij onduidelijkheid en onzekerheid.

Informatie

Dit geldt ook voor informatie, de deelnemers moeten beschikken over de juiste, volledige en correcte informatie. Misinformatie leidt tot spraakverwarringen en verwarde personen zijn zelden gelukkig.

Fysieke behoeftes ten slotte, het fundament van de piramide van Maslow, spelen een rol tijdens vergaderingen. Deelnemers die honger of dorst hebben zijn geen gelukkige deelnemers, ze zijn alleen maar bezig met hun basisbehoeftes en het gebrek aan middelen om die te bevredigen.

Als je aandacht geeft aan alle facetten van vergaderen en voldoende invulling geeft aan de verschillende componenten dan zul je merken dat je minder gaat vergaderen en dat je meer bereikt in minder tijd áls je vergadert. Je zult, om met Maslow te spreken, tijdens vergaderingen behoeftes voor Zelfactualisatie en Erkenning bevredigen en tijd over hebben om deze behoeftes ook buiten vergaderingen te bevredigen. Het resultaat? Gelukkige medewerkers en een beter resultaat.

Hoe gaan we deze afrekening in het vergadercircuit organiseren? Het antwoord is simpel:

  1. Maak je agenda voor 2022 helemaal leeg
  2. Bepaal het teamdoel en de vergaderingen die noodzakelijk zijn om dat doel te realiseren
  3. Spreek af hoe je vergaderingen zo gaat organiseren dat ze optimaal bijdragen aan dat doel én de behoeftebevrediging van jouw collega’s

Manifest!

In ons boek bespreken we het ‘Vergader-Manifest’, gezamenlijke afspraken waar mensen zich aan houden en elkaar op aanspreken omdat iedereen ervan overtuigd is dat het bijdraagt aan de doelstelling: Gelukkig Vergaderen. Stel een manifest op en laat dat de leidraad zijn voor de revolutie, de afrekening in het vergadercircuit.

Geschreven door Ernst van Dam.

Share

3 gedachten over “Van tegenzin word je niet gelukkig. Leve de revolutie!”

Plaats een reactie