Tot in de 2e kamer stoort men er zich aan dat mensen op hun telefoon ‘zitten’ of op hun laptop de e-mail beantwoorden als men ‘in overleg’ is. Door het volgen van een van onze inspiratiesessies en/ of eerdere publicaties van ons weet je dat een telefoon bijvoorbeeld niet thuishoort in een vergadering.
Om die boute stelling nog beter te onderbouwen ‘hebben we er weer een’! Weer een steekhoudend argument, nu afkomstig uit het boek focus aan/ uit onder het kopje ‘zo werkt afleiding’. We nemen je even mee.
Stel je zit in een vergadering. Een overleg over voor jou zeer belangrijke zaken, want daarom
ben jij erbij. Je zit er lekker in en op dat moment krijg je een APP of e-mail die in je scherm
verschijnt.
Dit soort ‘mini ’wisselingen bekijken we vanuit een tijdsperspectief: wat kan het voor kwaad
om te kijken of zelfs te antwoorden. Het kost me hooguit een paar seconden. Het probleem
is niet het tijdsverlies, maar het verlies van hersencapaciteit door de wisseling.
Elke keer dat we wisselen, blijft een deel van ons brein hangen bij hetgeen waarmee we
bezig waren. Hierdoor daalt tijdelijk ons IQ en kost het meer moeite om gewoon door te
gaan. Vanuit de neuropsychologie noemen we dit aandachtsresidu: een deel van onze
aandacht blijft hangen bij de vorige activiteit. Dit is het belangrijkste effect van de
concentratielekken.
Als we in de praktijk onze aandacht verleggen naar het beantwoorden van de vraag per APP
of e-mail worden onze hersenen in tweeën gesplitst. Een deel van ons brein is bezig met het
beantwoorden, terwijl het andere deel het overleg aan het volgen is. Dat zorgt voor een
spagaat in ons hoofd.
Wanneer we doorgaan met de oorspronkelijke taak (het overleg), gebeurt hetzelfde: een
deel van ons brein wil naar de vraag en het andere wil door. Hierdoor werken onze hersenen
trager en maken gemiddeld 20 procent meer fouten.
Het bizarre is dat dit fenomeen al optreedt bij de kleinste wisseling van aandacht. Ja zelfs al
bij een korte blik op onze e-mail of telefoon daalt onze intelligentie tijdelijk met tien punten
en kost het onze hersenen minimaal een minuut om weel op een normaal intelligentieniveau
te komen. Dus als we zestig mailtjes per dag krijgen en die elke keer gelijk lezen bij binnen-
komst, spenderen we een uur van onze werkdag op het denkniveau van een elfjarige.
Zodra je weer ‘terugkeert’ in het overleg ben jij dan ook degene die opmerkingen plaatst als o.a. ‘waar ging het ook alweer over’ en ‘wil je het nog een keer herhalen’. Je vertraagt het overleg.
Ongetwijfeld zul jij nu bij je eerstvolgende overleg wijzen op het ‘vergaderen als een elfjarige’ en de telefoons en laptops van tafel (laten) verwijderen. Is het een online overleg dan borg je vast dat iedereen zijn e-mail en telefoon heeft uitgeschakeld.