Een vergadering biedt de kans je te laten zien. Maar hoe doe je dat als je van nature introvert bent? En hoe voorkom je dat dominante types de agenda bepalen?
Drie vergaderingen achter elkaar heb je bijna niets gezegd. Elke keer dat je je hand wilt opsteken, is een collega je voor. Of de pakjesbezorger belt net aan. Je begint je zorgen te maken of je wel voldoende zichtbaar bent. Je collega’s en je leidinggevende moeten niet de indruk krijgen dat je niets in te brengen hebt.
Zo erg was het nou ook weer niet bij Fleur* (35), logistiek coördinator in de voedingssector. Toch was ze niet tevreden over haar rol bij onlinebijeenkomsten. Tijdens de wekelijkse Zoom-vergaderingen deden anderen vaak voorstellen die zij mocht uitvoeren. Ze besloot het over een andere boeg te gooien. Voor elke vergadering blokt ze voortaan standaard een halfuur voorbereidingstijd.
‘Met te veel bescheidenheid ontneem je het team jouw kennis, kunde en ervaring’
Vergaderslachtoffers
‘Als we gaan brainstormen of een voortgangsoverleg hebben, betaalt mijn voorwerk zich uit. Ik kan nu kiezen of ik mijn ideeën zelf oppak of uitbesteed. Het werk is er veel leuker van geworden. Mijn collega’s reageren weleens verrast op mijn inbreng en mijn leidinggevende zei laatst: “Jij zit lekker in de vergadering, zeg.”’
Fleur zou als voorbeeld passen in het onlangs verschenen boek Vergader jezelf gelukkig!, dat Ernst van Dam, directeur van CapGemini Academy, schreef met Bart Groenewoud en Rik Nijkamp. De auteurs noemen het een zelfhulpboek voor vergaderslachtoffers. Dat klinkt dramatisch, maar uit onderzoek (Harvard University, 2018) blijkt dat we bij werkgeluk niet bepaald denken aan bijeenkomsten met breedsprakige collega’s, oninteressante agendapunten en onleesbare notulen.
Dat je van online vergaderen extra moe wordt, hebben diverse onderzoeken aangetoond. Het meest recente (Stanford University, 2021) onderschrijft dat dat komt doordat je via het beeldscherm niet echt oogcontact maakt. Vergaderaars moeten intensiever luisteren en kijken om erachter te komen wat iemand eigenlijk bedoelt.
Virtuele vergadertijger
Auteur Ernst van Dam (51) verstouwt bij consultancybedrijf CapGemini zo’n twintig tot dertig onlineafspraken per week. Dat maakt van hem een echte virtuele vergadertijger. Om gefocust te blijven, probeert hij vergaderingen niet langer dan een halfuur te laten duren. ‘Mijn tip is: houd het kort en zorg voor een goede sfeer. Heb aandacht voor de emoties van je collega’s.’
Een rondje ‘hoe gaat het met je?’ levert vooral politiek wenselijke antwoorden op, heeft Van Dam ervaren. ‘De truc is om de echte gevoelens te achterhalen. Ik vraag weleens: “Wat ga jij vanavond eten?” Antwoorden als “Weet ik veel” of “O, heerlijk: zelfgemaakte sushi” geven een schat aan cruciale informatie.’
Tijdens vergaderingen ziet Van Dam ze zitten: de stille willies, die niet assertief zijn en op de achtergrond blijven. Maar ook de blaaskaken, die alleen maar uit zijn op persoonlijk gewin. Tussen die twee uitersten zitten de collega’s die serieus meedoen, de leiding nemen en het beste halen uit zichzelf en hun teamleden.
Waarom zit ik hier?
Er zijn drie redenen om aan te schuiven bij een vergadering.
1. Halen Je hebt direct belang bij de uitkomst van de bijeenkomst. Jouw werk lijdt eronder als je deze uitkomst niet krijgt.
2. Brengen Je hebt bepaalde kennis die nodig is voor de uitkomst van de vergadering. Dat kan informatie zijn over een product of materie. Je kent de voorgeschiedenis van een project of je hebt ervaring met een vergelijkbaar project.
3. Helpen Je begeleidt de bijeenkomst, bijvoorbeeld als voorzitter, notulist of tekenaar. Heb je geen van deze taken? Ga dan iets anders doen.
Vergaderterroristen
De introverte vergaderaars adviseert Van Dam zichzelf een zetje te geven. ‘Met te veel bescheidenheid ontneem je je team het voordeel van jouw kennis, kunde en ervaring. Laat zien wat je in huis hebt en hoe jij kunt bijdragen aan het doel van de vergadering of zelfs de team- of bedrijfsdoelstelling. Profileer je je te veel, dan jaag je jouw eigen doelstellingen na en wordt het contraproductief. Ga niet voor de ik-bv maar voor het teamsucces.’
Vergaderaars met een eigenbelang kunnen leveranciers zijn die een voortgangsoverleg aangrijpen om hun producten te verkopen. Of een manager die de vergadering kaapt om zijn eigen punten door te drukken. ‘De voorzitter moet dit soort vergaderterroristen tijdig aanpakken, anders haken de andere deelnemers af. Niet door hen bot af te kappen, maar door te zeggen dat hun punt op de parkeerplaats komt te staan. Dat geldt voor alle inbreng die niet overeenkomt met het afgesproken doel.’
Vergaderfit
Onderwerpen die niet voor iedereen relevant zijn, spaar je dus op voor een mail of een praatje bij de koffie. Anders haal je de vaart eruit. In overleggen is ook geen plek voor zelfpromotie in de hoop op een betere baan, een bonus of een andere vorm van erkenning. Effectief samenwerken, creativiteit en betrokkenheid brengen je veel verder.
Met een positief gevoel de vergadering verlaten: volgens het zelfhulpboek is dat dé uitdaging voor iedere deelnemer. Het helpt om gezamenlijk een drietal vragen te beantwoorden voor het einde van het overleg. Is het doel bereikt? Hebben de deelnemers gekregen waar ze voor kwamen? En is ieders tijd goed benut? Zo niet, wat is daarvoor nodig?
Logistiek coördinator Fleur lukt het intussen om vrolijk uit te loggen. ‘Het compliment van mijn leidinggevende over mijn actieve inbreng is mooi meegenomen. Maar ik ben vooral blij dat ik fitter en voldaner uit de vergadering kom.’
*De naam Fleur is om privacy redenen gefingeerd. Haar echte naam is bekend bij de redactie.
Dit is een artikel van het Financiële Dagblad van 4 mei. Lees het volledige artikel: https://fd.nl/fd-persoonlijk/1379537/hoe-profileer-je-je-in-een-videovergadering-pok1caNaqxon